OnlineHilfeFunktion
Mit Hilfe des Moduls "MFDWin32-PrüfClient"
können verschiedene Prüfungen innerhalb der Archivdatenbank
durchgeführt werden.
Folgende Prüffunktionen stehen hier zur Verfügung:
Nach der Durchführung eines Prüflaufes können die Ergebnisse innerhalb des MFDWin32-PrüfClient weiterbearbeitet, gespeichert oder ausgedruckt werden.
Bedienung
Das Modul kann durch einen Doppelklick mit der linken Maustaste auf das Symbol des MFDWin32-PrüfClient auf dem Desktop des Rechners gestartet werden.
Nach dem Aufrufen des Programmes wird die Zugriffsberechtigung auf das Modul PrüfClient überprüft. Erfolgt eine korrekte Anmeldung des Benutzers (User) an der Arbeitsstation und ist der User mit dem gleichen Benutzernamen in der MFDWin-Benutzerverwaltung angelegt, so entfällt die erneute Eingabe des persönlichen Passwortes und des Benutzernamens. In diesem Fall werden dem Benutzer alle Projekte (Datenbanken) angezeigt, auf die er laut MFDWin-Benutzerverwaltung zugriffsberechtigt ist. Der Projektordner wird als nicht verfügbar angezeigt, wenn keine Zugriffsberechtigung für diese Projekt definiert wurde.
Projekt öffnen
Das gewünschte Archiv-Projekt wird durch folgende Maßnahmen geöffnet:
Nach dem Öffnen des Projektes erscheint die eigentliche Prüfmaske mit folgenden Funktionen (Registerkarten):
Die Schaltflächen im unteren Teil der Bildschirmmaske "Beenden", "Prüfung starten", "Einstellungen", "Prüfung laden" und "Prüfung speichern" sind für jede dieser Prüffunktionen verfügbar. Eine Funktionsbeschreibung der Schaltflächen erfolgt in den entsprechenden Kapiteln dieser Dokumentation.
Registerkarte "Prüfen auf leeres Feld"
Mit Hilfe dieser Funktion können Datensätze innerhalb der Archivdatenbank ermittelt werden, die in einem vom Anwender definierbaren Feld der Archivdatenbank keinen Eintrag beinhalten. Wird die Prüfung nicht durch die Definition weiterer Selektionskriterien eingeschränkt, wie im Kapitel "Festlegung von Selektionskriterien" beschrieben, erfolgt diese über alle Einträge innerhalb der Archivdatenbank.
Anwendungsbeispiel:
Werden Scandaten (Übernahmedaten) und Indexdaten (Importdaten, z.B. durch Hostdatenabzug) getrennt in die Datenbank eingespielt und zusammengeführt, so kann es vorkommen, daß in der Datenbank Scandatensätze ohne Indexdaten bzw. Indexdatensätze ohne Scandaten existieren.
Registerkarte "Prüfung auf Duplikate"
Mit Hilfe dieser Funktion können Datensätze ermittelt werden, die in einem definierbaren Feld gleiche Inhalte besitzen. Wird die Prüfung nicht durch die Definition weiterer Selektionskriterien eingeschränkt, wie im Kapitel "Festlegung von Selektionskriterien" beschrieben, erfolgt diese über alle Einträge innerhalb der Archivdatenbank. Durch die Aktivierung der Option "Duplikate außerhalb des Selektionsbereichs mit anzeigen" werden alle Datensatzpaare ermittelt, auch wenn diese außerhalb der definierten Selektionskriterien zu finden sind.
Anwendungsbeispiel:
Prüfung der Eindeutigkeit des Feldinhaltes "Beleg" im Scandatenbereich von 01.01.1999 bis 31.12.1999.
Registerkarte "Prüfung auf vorhandene Datensätze"
Mit Hilfe dieser Funktion kann die Existenz von Datensätzen innerhalb der Archivdatenbank, in einem vom Anwender zu definierenden Feld ermittelt werden. Wird die Prüfung nicht durch die Definition weiterer Selektionskriterien eingeschränkt, wie im Kapitel "Festlegung von Selektionskriterien" beschrieben, erfolgt diese über alle Einträge innerhalb der Archivdatenbank. Ein Teilbereich wird definiert durch die Angabe einer Von/Bis-Grenze des zu prüfenden Feldinhaltes. In Abhängigkeit des Feldtyps (Text, Numerisch oder Datum) sind die Grenzen des Teilbereichs festzulegen. Hierzu sind folgende Einschränkungen gegeben:
Über die Option "Nur den ersten Datensatz eines Teilbereiches anzeigen" wird die Datenbank schrittweise geprüft und nur der erste Datensatz angezeigt. Für das Prüfbeispiel "Von Rechnungsnummer = 980000" "Bis Rechnungsnummer = 989999" bedeutet dies, daß die Datenbank in 10000 Durchläufen geprüft wird. Bei jedem Durchlauf wird die Rechnungsnummer jeweils um "1" erhöht. Bei einem Datenfeld, wird das Datum um 1 Tag erhöht.
1. Durchlauf:
Suche den 1. Datensatz, dessen Rechnungsnummer mit '"980000" beginnt. Wenn vorhanden, trage diesen in das Prüfergebnis ein.2. Durchlauf:
Suche den 1. Datensatz, dessen Rechnungsnummer mit '"980001" beginnt. Wenn vorhanden, trage diesen in das Prüfergebnis ein.3. Durchlauf:
Suche den 1. Datensatz, dessen Rechnungsnummer mit '"980002" beginnt. Wenn vorhanden, trage diesen in das Prüfergebnis ein.....
10000. Durchlauf:
Suche den 1. Datensatz, dessen Rechnungsnummer mit '"989999" beginnt. Wenn vorhanden, trage diesen in das Prüfergebnis ein.
Anwendungsbeispiel:
Es soll geprüft werden, ob in der Datenbank Datensätze existieren, die außerhalb des definierten Bildnummerkreises liegen. Ist der erlaubte Nummernkreis von Bildnummer 10.000.000 bis 19.999.999 so kann über die Angabe der Teilbereichsgrenzen "Von Imagenummer" = "0" und "Bis Imagenummer" = "9" eine Prüfung durchgeführt werden. In 10 Durchläufen wird das Feld 'Imagenummer' geprüft.
1. Durchlauf:
Suche den 1. Datensatz, dessen Imagenummer mit '"0" beginnt. ( -> Sollte nicht vorhanden sein )2. Durchlauf:
Suche den 1. Datensatz, dessen Imagenummer mit '"1" beginnt. ( -> Sollte vorhanden sein )3. Durchlauf:
Suche den 1. Datensatz, dessen Imagenummer mit '"2" beginnt. ( -> Sollte nicht vorhanden sein )....
10. Durchlauf:
Suche den 1. Datensatz, dessen Imagenummer mit '"9" beginnt. ( -> Sollte nicht vorhanden sein )
Existieren Bildnummern nur im definierten Bildnummernbereich, so wird nur 1 Datensatz (Beginnend "1") im Prüfergebnis angezeigt. Alle weiteren Datensätze liegen dann außerhalb des definierten Bildnummernkreises.
Registerkarte "Prüfung auf nicht vorhandene Datensätze"
Mit Hilfe dieser Funktion kann das Fehlen von Datensätzen innerhalb der Archivdatenbank, in einem vom Anwender zu definierenden Feld ermittelt werden. Analog zur Prüfung auf vorhandene Datensätze wird ein Teilbereich definiert durch die Angabe einer Von/Bis-Grenze des zu prüfenden Feldinhaltes. In Abhängigkeit des Feldtyps (Text, Numerisch oder Datum) sind die Grenzen des Teilbereichs festzulegen. Hierzu sind folgende Einschränkungen gegeben:
Die Datenbank wird schrittweise geprüft und es wird jeder fehlende Feldeintrag in einer Liste angezeigt. Für das Prüfbeispiel "Von Rechnungsnummer = 980000" "Bis Rechnungsnummer = 989999" bedeutet dies, daß die Datenbank in 10000 Durchläufen geprüft wird. Bei jedem Durchlauf wird die Rechnungsnummer jeweils um "1" erhöht. Bei einem Datenfeld, wird das Datum um 1 Tag erhöht.
1. Durchlauf:
Ist ein Datensatz vorhanden, dessen Rechnungsnummer mit '"980000" beginnt? Wenn Ja, dann trage die Rechnungsnummer NICHT in die Prüfergebnisliste ein.2. Durchlauf:
Ist ein Datensatz vorhanden, dessen Rechnungsnummer mit '"980001" beginnt? Wenn Nein, dann trage die Rechnungsnummer in die Prüfergebnisliste ein.3. Durchlauf:
Ist ein Datensatz vorhanden, dessen Rechnungsnummer mit '"980002" beginnt? Wenn Nein, dann trage die Rechnungsnummer in die Prüfergebnisliste ein.....
10000. Durchlauf:
Ist ein Datensatz vorhanden, dessen Rechnungsnummer mit '"989999" beginnt? Wenn Nein, dann trage die Rechnungsnummer in die Prüfergebnisliste ein.
Das Prüfergebnis zeigt dann alle Rechnungsnummern die NICHT in der Datenbank vorhanden sind.
Anwendungsbeispiel:
Es soll geprüft werden, ob in der Datenbank Datensätze existieren, die außerhalb des definierten Bildnummerkreises liegen. Ist der erlaubte Nummernkreis von Bildnummer 10.000.000 bis 19.999.999, so kann über die Angabe der Teilbereichsgrenzen "Von Imagenummer" = "0" und "Bis Imagenummer" = "9" eine Prüfung durchgeführt werden. In 10 Durchläufen wird das Feld 'Imagenummer' geprüft.
1. Durchlauf:
Ist ein Datensatz vorhanden, dessen Imagenummer mit "0" beginnt. ( -> Sollte nicht vorhanden sein ).2. Durchlauf:
Suche den 1. Datensatz, dessen Imagenummer mit "1" beginnt. ( -> Sollte vorhanden sein ).3. Durchlauf:
Suche den 1. Datensatz, dessen Imagenummer mit "2" beginnt. ( -> Sollte nicht vorhanden sein )....
10. Durchlauf:
Suche den 1. Datensatz, dessen Imagenummer mit "9" beginnt. ( -> Sollte nicht vorhanden sein )
Existieren Bildnummern nur im definierten Bildnummernbereich, so werden 9 Datensätze (Beginnend "0" bis "9", aber ohne "1") im Prüfergebnisergebnis angezeigt. Sollten weniger Datensätze angezeigt werden, so exisitieren Datensätze innerhalb der Datenbank deren Imagenummern ausserhalb des erlaubten Imagenummernkreises liegen.
Das Prüfergebnis zeigt, daß Datensätze mit Imagenummer "9" beginnend in der Datenbank existieren.
Darstellung der Prüfergebnisse
Die Maske des Prüfergebnis ist analog der Maske des Suchergebnis im MFDWin32-SuchClienten aufgebaut. Es können durch Doppelklick die entsprechenden Belege im Anzeigemodul dargestellt und bei Bedarf ausgedruckt werden. Die Liste kann editiert, gespeichert und gedruckt werden.
Ausnahme
In der Maske des Prüfergebnisses für "Prüfung auf nicht vorhandene Datensätze" können keine Belege editiert bzw. angezeigt werden. Hier stehen nur die Funktionen "Liste speichern" und "Liste drucken" zur Verfügung.
Prüfergebnisliste sortieren
Innerhalb der Prüfergebnisliste können die Datensätze nach zwei Arten sortiert werden.
Vorgehensweise 1
Durch einen Klick mit der linken Maustaste auf die Spalte der Bezeichnungen der Feldnamen, die Sie sortieren möchten, wird das gesamte Suchergebnis aufsteigend nach den Werten bzw. Inhalten in dieser Spalte sortiert. Die aufsteigende Sortierung der Spalte wird durch einen blauen Pfeil nach unten in dem jeweiligen Feld der Spaltenbezeichung, links neben dem Feldnamen angezeigt. Möchten Sie das Prüfergebnis absteigend sortieren lassen, klicken Sie erneut auf die Feldbezeichnung der Spalte. Die absteigende Sortierung der Spalte wird durch einen blauen Pfeil nach oben in dem jeweiligen Feld der Spaltenbezeichnung, links neben dem Feldnamen angezeigt.
Vorgehensweise 2
Durch einen Klick mit der rechten Maustaste in die Trefferliste öffnet sich ein Fenster mit der Option 'Sortieren'. Hier können Sie die Auswahl treffen, ob ab- oder aufsteigend und in welchem Feld sortiert werden soll.
Festlegung von Selektionskriterien
Mit Hilfe von zu definierenden Selektionskriterien kann die Prüfung auf eine Auswahl von zu prüfenden Datensätzen innerhalb der Archivdatenbank eingeschränkt werden.
Anwendungsbeispiel:
Prüfung aller Datensätze innerhalb der Archivdatenbank nach der Vergabe von doppelten Belegarten mit dem Scandatum 03.11.1995 innerhalb des Bildnummernkreises 00001005 bis 00001007.
Bildschirmmaske zur Eingabe der Selektionskriterien:
Aktivieren Sie die Registerkarte 'Prüfen auf Duplikate' und wählen Sie im Listfeld 'Doppelter Inhalt in Feld' den Feldnamen 'Beleg' aus. Durch Anklicken des Buttons 'Kriterien definieren' erhalten Sie die nachfolgende Bildschirmmaske zur Definition weiterer Selektionskriterien.
Zur Festlegung der Selektionskriterien wählen Sie für das Kriterium 1 im ersten Listfeld ' Imagenummer', im zweiten Listfeld 'von/bis' und geben in den beiden Eingabefeldern den Bildnummernkreis an. Das Kriterium 2 beginnt mit der Auswahl des Feldnamens 'Scandatum', im zweiten Listfeld '=' (Defaulteinstellung) und im dritten Feld erfolgt die Eingabe des Scandatums. Die Definitionen werden im Datenfeld 'Beschreibung' in Pseudocode dokumentiert. Mit dem Button 'Übernehmen' werden die festgelegten Selektionskriterien für den anschließenden Prüfvorgang übernommen.
Nach der vollständigen Eingabe der Selektionskriterien wird mit dem Button 'Prüfung starten' der Prüfvorgang auf doppelte Inhalte im Feld "Beleg" der Archivdatenbank gestartet. Als Ergebnis erhalten Sie die Prüfergebnisliste.
Prüfergebnis Drucken und Speichern
Um im Prüfergebnis die Trefferliste (nicht die einzelnen Belege!) zu drucken, müssen Sie den gewünschten Trefferbereich makieren oder aber selektiv einzelne Treffer mit der STRG-Taste und einem Mausklick mit der linken Maustaste makieren. Sind die gewünschten Datensätze markiert, können sie z.B. über die Schaltfläche Liste speichern in einer Textdatei gespeichert oder über die Schaltfläche Liste drucken als Liste ausgedruckt werden. Wenn Sie die Belege (Images) zu den Datensätzen im Prüfergebnis drucken möchten, so können Sie dies über die Schaltfläche Job drucken.
Speichern der Ergebnisliste als Datei
Betätigen Sie
die Schaltfläche Liste speichern oder die
Tastenkombination ALT + S.
Als Speicherformate stehen zur Verfügung:
Drucken der Ergebnisliste
Betätigen Sie die Schaltfläche Liste
drucken oder die Tastenkombination ALT + L.
Daraufhin öffnet sich der Standard-Druckerdialog, in dem Sie den
gewünschten Drucker auswählen können.
Drucken der Belege in der Ergebnisliste
Betätigen Sie die Schaltfläche Job
drucken oder die Tastenkombination ALT + D.
Daraufhin öffnet sich der Standard-Druckerdialog, in dem Sie den
gewünschten Drucker auswählen können. Es werden alle gewählten
Belege (TIFF-Images) gedruckt.
Um das Prüfergebnis in die Zwischenablage zu kopieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Trefferliste. Es öffnet sich ein Kontextmenü. Wählen Sie dort den Eintrag 'Kopieren'. Die kopierten Datensätze können dann von der Zwischenablage z.B. in eine Office-Anwendung eingefügt werden.
Aus der Ergebnisliste können Sie einen Beleg auswählen und anzeigen lassen. Das Anzeigen eines Beleges wird durch verschiedene Vorgehensweisen gestartet:
Vorgehensweise 1
Doppelklicken Sie mit der linken Maustaste auf den gewünschten Datensatz innerhalb des Prüfergebnisses. Der Beleg wird angezeigt.
Vorgehensweise 2
Selektieren Sie mit Hilfe der Tasten 'Bild hoch' oder 'Bild runter' den gewünschten Datensatz und betätigen Sie die Return-Taste. Der Beleg wird angezeigt.
Vorgehensweise 3
Selektieren Sie einen Datensatz im Prüfergebnis. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Trefferliste. Es öffnet sich ein Kontextmenü. Wählen Sie dort den Eintrag 'Öffnen'. Der gewünschte Beleg wird angezeigt.
Anzeige eines Beleges
Durch die Auswahl eines Beleges im Prüfergebnis und Doppelklick mit der rechten Maustaste, wird der Beleg im Viewer angezeigt.
Weitere Funktionen des Viewers werden im Kapitel "Anzeige eines Beleges" in der MFDWin32-SuchClient-Dokumentation beschrieben.
