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	ImportClient
Inhaltsverzeichnis	Funktion Prinzip Datenimport und Datenübernahme Bedienung Importdatei prüfen Datenimport starten Funktionen für Datensatztransaktionen

Funktion

Mit Hilfe des Importclienten werden Indexdaten und optional die zugehörigen Bilddateien in das Archivsystem übernommen. Es ist nicht von Bedeutung, ob die zu importierenden Daten auf der Festplatte eines dem System angeschlossenen Rechners bzw. Servers oder auf einem externen Datenträger (CD-ROM; MO) vorgehalten werden.

Nach dem das Programmodul gestartet wurde, ist es möglich mit mehreren Projekten (Datenbanken) des Archivsystems zu arbeiten.

Beim Import werden die Indexdaten aus einer Importdatei (ASCII-Datei, CRLF-Delimited) in die Archiv-Datenbank übernommen. Es ist darauf zu achten, daß der Aufbau des einzelnen Datensatzes in dieser Datei dem der Datenbank entspricht, in die importiert werden soll. Es ist nicht möglich, Daten zwischen 2 verschieden konfigurierten Datenbanken auszutauschen (verschiedene Felder oder Feldlängen).

Bedienung

Durch Aufruf des Importclients wird folgendes Fenster geöffnet:

Als Benutzername wird automatisch der Windows-Anmeldename eingetragen und die Zugriffsberechtigung auf die verfügbaren Projekte des Archivsystems überprüft. Ist der angegebene Benutzer berechtigt auf die Projekte zuzugreifen (Benutzerrecht : Darf Daten importieren), werden diese zur Bearbeitung freigegeben. Projekte, für die der Benutzer keine Rechte besitzt, werden durch ein Ordnersymbol mit durchgestrichenem roten Kreis dargestellt. In der Abbildung ist dem Benutzer Demo der Zugriff auf das Projekt "Demo 2" gestattet, der Zugriff auf "Demo 1" ist gesperrt. Falls der Windows-Anmeldename nicht berechtigt ist, kann der Benutzernamen und das Passwort manuell im entsprechenden Feld eingegeben werden. Die Zugriffsberechtigung wird geprüft, sobald im Feld "Passwort" die <Enter>-Taste (Return-Taste) gedrückt wurde.

Nachdem die Projekte freigegeben sind, können sie durch folgende Maßnahmen geöffnet werden:

• Doppelklick mit der linken Maustaste auf das Projekt-Symbol
• Markieren der gewünschten Datenbank
  Aufruf des Punktes Projekt öffnen im Untermenü Projekte.

Besteht für den Anwender keine Zugriffsberechtigung auf ein Projekt, so wird dies mit folgender Fehlermeldung quittiert:

Besteht für den Anwender eine Zugriffsberechtigung auf ein Projekt wird:

• Im ersten Schritt wird die Größe der zugehörigen Importdatei analysiert. Bei großen Importdateien (> 10 MB) kann die Analyse einige Sekunden in Anspruch nehmen.
• Im zweiten Schritt öffnet sich die eigentliche Importmaske:

Hier werden die in den .INI-Dateien definierten Einstellungen des Datenimports (Datenbanktyp, Datenbank/-server, Datenbankname und der Pfad der Importdatei) zur Kontrolle angezeigt. Diese Einstellungen können nicht in der Maske geändert werden. Die Anzeigefelder "Datensätze gesamt", "Datensätze gelesen", "Datensätze importiert", "Datensätze editiert", "Datensatzduplikate" zeigen den aktuellen Status des Importvorgangs an. Das Feld "Datensätze gesamt" zeigt die Anzahl der Datensätze in der Importdatei. In der unteren Maskenhälfte befinden sich die vom Benutzer änderbaren Importoptionen und die Schaltflächen für die Funktionen "Beenden", "Start Import" und "Datei prüfen".

Die einzelnen Schritte, die für einen Importvorgang durchzuführen sind, werden nachfolgend beschrieben.

Importdatei prüfen

Vor der Durchführung des Datenimports können Sie die Importdatei prüfen lassen. Die Prüfung der Importdatei sollte vor jedem Importvorgang durchgeführt werden, um fehlerhafte Datensätze in der Archivdatenbank zu vermeiden. Eine Prüfung der Importdatei ist jedoch für den Importvorgang nicht zwingend erforderlich.

Hierzu klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche "Datei prüfen" oder verwenden die Tastenkombination Alt + D.

Die Software überprüft jetzt die Datensätze, sowie das Format der Datensätze auf mögliche Fehler. Es wird hierbei verglichen, ob die Länge der zu importierenden Daten mit der Länge der definierten Datenbankfelder und deren Typ (z.B. Scandatum) übereinstimmt. Treten hierbei Fehler auf, dann sollte die Importdatei manuell überprüft und korrigiert werden.

z.B. Ein Formatverstoß wird durch folgende Fehlermeldung quittiert:

Der Importvorgang sollte dann nicht fortgesetzt werden.

Datenimport starten

Ergeben sich bei der Überprüfung der Importdatei keine Fehler, so starten Sie den Importvorgang mit einem Mausklick auf die Schaltfläche "Start Import" oder Tastenkombination Alt + S. Während des Imports der Datensätze, wird die Anzahl der importierten Datensätze hochgezählt und im entsprechenden Feld angezeigt.

Im Fenster für den Import der Datensätze werden nun folgende Aktionen der Datensätze angezeigt:

Die Anzahl der importierten Datensätze wird nach Beendigung des Vorganges im gleichnamigen Feld zur Kontrolle angezeigt.

Nach durchgeführter Datensatzprüfung können Sie die Anzahl der importierten Datensätze und die Anzahl der Datensatzduplikate überprüfen. Die Anzahl der Datensätze für die beiden Werte muß mit der Summe der Anzahl der gesamten Datensätze übereinstimmen.

Ergeben sich Differenzen dann sollte die Importdatei überprüft werden.

Stimmen die beiden Werte überein, so kann das Projekt durch Betätigung der Schaltfläche "Beenden" oder die Tastenkombination Alt + B geschlossen werden. Somit erreichen Sie das das Hauptmenü-Fenster, indem ein weiterer Import-Vorgang eines anderen Archiv-Projektes gestartet wurde, und das Programm komplett beendet werden kann.

Funktionen für Datensatztransaktionen

Die Funktionen Datensätze überschreiben, Datensätze zusammenführen, Duplikate nicht importieren, Indexduplikate nicht importieren, Importdatei nach erfolgreichem Import löschen sowie Bilddateien mit kopieren, sind in sogenannte Funktionsebenen unterteilt und werden durch die entsprechende Markierung aktiviert bzw. deaktiviert. Innerhalb der Funktionsebene 1 und 2 kann jeweils nur eine Funktion aktiviert werden.

• Funktion Datensätze überschreiben (Funktionsebene 1), standardmäßig deaktiv:
  Anhand des Inhaltes des 1. Feldes des Importdatensatzes wird die Datenbank geprüft, ob ein Datensatz mit gleichem Eintrag vorhanden ist. Wenn ja, wird der Datensatz vollständig überschrieben (einschließlich Scandatum, Bildnummer, Folgebelege etc.). Wenn nein, wird der Datensatz neu angelegt.
  
  ACHTUNG!
  Ist das 1. Feld in der Datenbank nicht eindeutig, d.h. können mehrere Datensätze mit gleichem Inhalt im Feld 1 existieren, so sollte diese Option NICHT aktiviert werden!

Beispiel : Option aktiviert Datensätze überschreiben

	Belegnummer	Datum	Kundennr.	Scandatum	Bildnummer	Filmbildnummer	Folgebelege
Importdatensatz 1:	10000000	01.01.2000	0004711	30.12.1999	00002000		1
Importdatensatz 2:	10000001	02.01.2000	0004712	30.12.1999	00002002		0
Datenbanksatz 1:	10000000			10.12.1999	00001000		0

resultierende Einträge in der Datenbank:

Importdatensatz 1 wurde importiert, überschreibt Datenbanksatz 1 vollständig.
Importdatensatz 2 wurde importiert, wurde als Datenbanksatz 2 neu angelegt.

	Belegnummer	Datum	Kundennr.	Scandatum	Bildnummer	Filmbildnummer	Folgebelege
Datenbanksatz 1:	10000000	01.01.2000	0004711	30.12.1999	00002000		1
Datenbanksatz 2:	10000001	02.01.2000	0004712	30.12.1999	00002002		0

 

• Funktion Datensätze zusammenführen (Funktionsebene 1), standardmäßig aktiv:
  Enthält der Importdatensatz nur Indexdaten, also keine Scandaten (Scandatum, Bild- oder Filmnummer), dann wird mit dem Inhalt des 1. Feldes des Importdatensatzes die Datenbank geprüft, ob ein Datensatz mit gleichem Eintrag in Feld 1 und Scan- bzw. Filmdaten existiert. Wenn ja, wird der vorhandene Datensatz mit den Indexdaten des Importdatensatzes ergänzt. Wenn nein, wird der Datensatz neu angelegt.
  
  HINWEIS!
  Enthält die Importdatei nur Datensätze mit Scandaten, so können Sie diese Option deaktivieren. Dies beschleunigt dann den Importvorgang merklich.
  

Beispiel : Option aktiviert Datensätze zusammenführen

	Belegnummer	Datum	Kundennr.	Scandatum	Bildnummer	Filmbildnummer	Folgebelege
Importdatensatz 1:	10000000	01.01.2000	0004711
Importdatensatz 2:	10000001	02.01.2000	0004712
Datenbanksatz 1:	10000000			30.12.1999	00002000		1

resultierende Einträge in der Datenbank:

Importdatensatz 1 wurde importiert, vervollständigt Datenbanksatz 1.
Importdatensatz 2 wurde importiert, wurde als Datenbanksatz 2 neu angelegt.

	Belegnummer	Datum	Kundennr.	Scandatum	Bildnummer	Filmbildnummer	Folgebelege
Datenbanksatz 1:	10000000	01.01.2000	0004711	30.12.1999	00002000		1
Datenbanksatz 2:	10000001	02.01.2000	0004712

 

• Funktion Duplikate nicht importieren (Funktionsebene 2), standardmäßig aktiv
  Durch die Aktivierung dieser Funktion wird der vollständige Inhalt des Importdatensatzes gegen den Inhalt der Datenbank geprüft. Ist ein 100% identischer Datensatz bereits in der Datenbank vorhanden, so wird der Importdatensatz nicht weiterverarbeitet. Falls nein, wird der Datensatz unter Berücksichtigung der weiteren Optionen (Funktionsebene 1) verarbeitet. Diese Option verhindert, daß Sie eine Importdatei nochmals versuchen in die Datenbank zu importieren.
  
  HINWEIS!
  Wenn Sie ausschließen können, daß die zu importierende Datei bereits verarbeitet wurde, so können Sie diese Option deaktivieren. Dies beschleunigt dann den Importvorgang merklich.
  

Beispiel : Optionen aktiviert für Duplikate nicht importieren und Datensätze zusammenführen

	Belegnummer	Datum	Kundennr.	Scandatum	Bildnummer	Filmbildnummer	Folgebelege
Importdatensatz 1:	10000000	01.01.2000	0004711	30.12.1999	00002000		1
Importdatensatz 2:	10000001	02.01.2000	0004712
Importdatensatz 3:	10000002	03.01.2000	0004713	30.12.1999	00002003		0
Datenbanksatz 1:	10000000	01.01.2000	0004711	30.12.1999	00002000		1
Datenbanksatz 2:	10000001			30.12.1999	00002002		0

resultierende Einträge in der Datenbank:

Importdatensatz 1 wurde NICHT importiert, Datenbanksatz 1 bleibt unverändert.
Importdatensatz 2 wurde importiert, vervollständigt Datenbanksatz 2.
Importdatensatz 3 wurde importiert, wurde als Datenbanksatz 3 neu angelegt.

	Belegnummer	Datum	Kundennr.	Scandatum	Bildnummer	Filmbildnummer	Folgebelege
Datenbanksatz 1:	10000000	01.01.2000	0004711	30.12.1999	00002000		1
Datenbanksatz 2:	10000001	02.01.2000	0004712	30.12.1999	00002002		0
Datenbanksatz 3:	10000002	03.01.2000	0004712	30.12.1999	00002003		0

 

• Funktion Indexduplikate nicht importieren (Funktionsebene 2):
  Durch die Aktivierung dieser Funktion werden die Indexdaten des Importdatensatzes (ohne Scandaten, Bild-/Filmnummer, usw.) gegen den Inhalt der Datenbank geprüft. Ist ein Datensatz in der Datenbank vorhanden, bei dem die Indexdaten gleich sind, so wird der Importdatensatz nicht weiterverarbeitet. Falls nein, wird der Datensatz unter Berücksichtigung der weiteren Optionen (Funktionsebene 1) verarbeitet.
  
  HINWEIS!
  Wenn Sie ausschließen können, daß die zu importierende Datei bereits verarbeitet wurde, so können Sie diese Option deaktivieren. Dies beschleunigt dann den Importvorgang merklich.
  

Beispiel : Optionen aktiviert für Indexduplikate nicht importieren und Datensätze zusammenführen

	Belegnummer	Datum	Kundennr.	Scandatum	Bildnummer	Filmbildnummer	Folgebelege
Importdatensatz 1:	10000000	01.01.2000	0004711
Importdatensatz 2:	10000001	02.01.2000	0004712
Datenbanksatz 1:	10000000	01.01.2000	0004711	30.12.1999	00002000		1
Datenbanksatz 2:	10000001			30.12.1999	00002002		0

resultierende Einträge in der Datenbank:

Importdatensatz 1 wurde NICHT importiert, Datenbanksatz 1 bleibt unverändert.
Importdatensatz 2 wurde importiert, vervollständigt Datenbanksatz 2.

	Belegnummer	Datum	Kundennr.	Scandatum	Bildnummer	Filmbildnummer	Folgebelege
Datenbanksatz 1:	10000000	01.01.2000	0004711	30.12.1999	00002000		1
Datenbanksatz 2:	10000001	02.01.2000	0004712	30.12.1999	00002002		0

• Funktion Importdatei nach erfolgreichem Import löschen (Funktionsebene 3):
  Durch die Aktivierung dieser Funktion, wird die Importdatei nach fehlerfreiem Datenimport automatisch gelöscht.

• Funktion Bilddateien mit kopieren (Funktionsebene 3):
  Ist diese Funktion aktiviert, werden nicht nur Indexdatensätze sondern auch die entsprechenden Bilddateien kopiert.
  Die in der jeweiligen Importdatei eingetragenen Belege werden beim Importieren in die Archiv-Datenbank in das entsprechende Ziel-Volume umkopiert. Dabei werden die Bilddateien umbenannt, und bekommen die für die Datenbank aktuelle Dateilaufnummer.