OnlineHilfe
Funktion
Zur manuellen Erfassung der Suchbegriffe steht das Modul MFDWin32 "ErfassungsClient" zur Verfügung. Mit Hilfe des MFDWin32 ErfassungsClients ist es möglich, verschiedene Informationen zu einem Beleg in der Archiv-Datenbank zu erfassen. Je nach Konfiguration des ErfassungsClients können sowohl Index- und Imageinformationen erfaßt als auch Einträge in das Infofeld vorgenommen werden.
Bedienung
Das Modul kann durch einen Doppelklick mit der linken Maustaste auf das ICON MFDWin32 "ErfassungsClient" auf dem Desktop des Rechners gestartet werden. Nach dem das Modul gestartet wurde, ist es möglich, mit mehreren Projekten (Datenbanken) des Archivsystems zu arbeiten.
Erfolgt eine korrekte Anmeldung des Benutzers an der Arbeitsstation und ist der User mit dem gleichen Benutzernamen in der MFDWin-Benutzerverwaltung angelegt, so entfällt die erneute Eingabe des Benutzernames und des persönlichen Passwortes. In diesem Fall werden dem Benutzer alle Projekte (Datenbanken) angezeigt, auf die er laut MFDWin-Benutzerverwaltung zugriffsberechtigt ist. Existieren weitere Archivprojekte, für die der angegebene User gesperrt ist, werden diese nicht angezeigt.
Stimmt der Anmeldename an der Arbeitsstation nicht mit dem Benutzernamen in der MFDWin-Benutzerverwaltung überein, so hat der Benutzer sein MFDWinBenutzername und Passwort im MFDWin ErfassungsClient einzugeben.
Projekt öffnen
Das ausgewählte Archiv-Projekt wird durch folgende Maßnahmen geöffnet:
Erfassungsmaske
Durch das Öffnen eines Projektes erscheint die Erfassungsmaske. Die Erfassungsmaske enthält ausschließlich die in der DB.INI derfinierten und in der Datenbank enthaltenen Datenfelder. Die Größe der Eingabemaske kann für verschiedene Projekte, abhängig von der Anzahl der Datenfelder unterschiedlich sein.
Nutzung des Datenfeldes 'Infofeld' für ergänzende Beleginformationen
Ist für die Anwendung ein Infofeld definiert, können weitere textlich ergänzende Informationen zu einzelnen Belegen mit Hilfe der Tastatur in dem Infofeld erfaßt werden.
Hinweis: Die Suche nach bestimmten Inhalten im Datenfeld 'Infofeld' kann nicht mit Hilfe des MFDWin32 SuchClient durchgeführt werden.
Bewegen in den Datenfeldern der Erfassungsmaske
Sie können die gewünschten Datenfelder mit der Maus oder auch mit den Tasten <BILD hoch>, <BILD runter>, <TAB>, <SHIFT>+<TAB> oder <RETURN> erreichen.
Erfassen eines neuen Beleges
Bewegen Sie den Cursor in das erste Datenfeld und geben Sie den vollständigen numerischen oder alphanummerischen Inhalt für das Datenfeld ein. Dabei erscheint der Datenfeldname des ersten Datenfeldes unterstrichen. Nach der Eingabebestätigung durch Betätigen der <RETURN>-Taste im ersten Datenfeld werden alle nachfolgenden Datenfeldnamen hervorgehoben und stehen somit zur Eingabe weiterer Informationen des Datensatzes zur Verfügung. Nach der korrekten Eingabe aller Datenfeldinhalte des neuen Beleges, wird durch Mausklick auf den folgenden Button der erfaßte Datensatz in der ausgewählten Datenbank gespeichert.
MFDWin-Erfassungsmaske:
Nach dem Speichern des neuen Datensatzes wird folgende Meldung angezeigt:
Durch Bestätigung der Meldung gelangen Sie zurück zu MFDWin-Erfassungsmaske:
In der MFDWin-Erfassungsmaske erscheint im ersten Datenfeld der Eintrag des zuletzt erfaßten Beleges.
Jetzt können die Daten für den nächsten Beleg erfaßt werden. Zur Beendigung des Erfassungsvorganges betätigen Sie die Taste <ABBRECHEN>.
Eingabeunterstützung mit Hilfe vordefinierter Eingabehilfen (DOCREF)
Es ist möglich, in der DB.INI Feldinformationen (DOCREF) für Datenfelder zu definieren. Diese Feldinformatonen dienen im MFDWin32 ErfassungsClient als Eingabehilfe.
Für das Feld 'Suchbegriff 1' wurden Feldinformationen in der DB.INI definiert. Steht der Cursor in diesem Feld wird eine Markierung angezeigt. Es ist möglich, diese Feldinformationen als Eingabehilfe in verschiedene Versionen zu verwenden.
Version 1
Durch Anklicken der Markierung im Feld 'Suchbegriff 1' oder Betätigung der Tastenkombination <STRG>+<SPACE> werden diese Informationen angezeigt.
Beispiel:
Durch einen Doppelklick auf das markierte Objekt (im Beispiel: Eintrag: 'COLD'; Erläuterungen: 'COLD-Ausgabe') wird der Eintrag der linken Spalte in das Eingabefeld des Feldes 'Suchbegriff 1' übernommen. Die Einträge in der rechten Spalte dienen zur Erläuterung.
Version 2
Durch die Eingabe einer eindeutigen Kennung für den Eingabewert und Betätigung der Tastenkombination <STRG>+<SPACE> werden die definierten Feldinhalte, ohne das Infofenster zu öffnen, in das Eingabefeld übernommen.
Beispiel:
In unserem Beispiel ist das 'C' die eindeutigen Kennung für den Eingabewert des Suchbegriffes 'COLD'. Werden die Eingabewerte für den Suchbegriff um einen Begriff erweitert, der ebenfalls mit 'C' beginnt, jedoch einen anderen Folgebuchstaben hat, wie z.B. CAMERA , ist die eindeutige Kennung für den Eingabewert 'COLD'='CO'.
Nach der Eingabe von 'C' in das Eingabefeld für den Suchbegriff und Betätigung der Tastenkombination <STRG>+<SPACE>, wird der definierte Wert 'COLD' in das Eingabefeld übernommen.
Änderungen eines bestehenden Datensatzes
Um den gewünschten Datensatz aufzurufen, geben Sie das Suchkriterium in das erste Datenfeld ein und betätigen Sie anschließend die Taste <RETURN>. Alternativ können Sie durch die Eingabe eines Sternes (*) in das erste Datenfeld und der Betätigung der Taste <RETURN> die erfaßten Belegdaten datensatzweise angezeigt werden. Mit der Taste <BILD hoch> bzw. der Taste <BILD runter> können die bereits erfaßten Belegdaten für die bereits erfassten Belege vor- bzw. rückwärts geblättert werden.
Nachdem Sie den gewünschten Datensatz gefunden haben, klicken Sie mit der Maus in das zu ändernde Eingabefeld. Im Anschluß können Sie die durchgeführten Änderungen mit dem folgenden Button in der Datenbank speichern.
Darstellung in der MFDWin-Maske:
Nach dem Speichern des geänderten Datensatz wird folgende Meldung angezeigt:
Durch Bestätigung der Meldung gelangen Sie zurück zu der MFDWin-Erfassungsmaske.
Bestehenden Datensatz als Eingabehilfe für einen neuen Datensatz verwenden
Mit Hilfe eines bestehenden Datensatzes als Eingabehilfe werden die Einträge in den Datenfeldern für den neuen Datensatz abgeändert. Diese Art der Eingabehilfe dient vor allem der schnelleren Erfassung von neuen Datensätzen und der Vermeidung von Eingabefehlern.
Nachdem Sie alle Änderungen für den neuen Datensatz vollständig durchgeführt haben, klicken Sie mit der Maus auf den Button
Es wird eine neuer Datensatz in der geöffneten Datenbank angelegt und gespeichert.
Nach dem Speichern des neuen Datensatzes wird folgende Meldung angezeigt:
Durch Betätigung der Meldung gelangen Sie zurück zu der MFDWin-Erfassungsmaske.
Verwerfen der durchgeführten Erfassung
Möchten Sie die eingegebenen Änderungen des erfassten Beleges in der Datenbank nicht speichern, klicken Sie mit der Maus auf folgenden Button
in der MFDWin-Maske:
Nachdem Sie den Erfassungsvorgang abgebrochen haben, erscheint folgende Sicherheitsabfrage:
Nach den durchgeführten Änderungen haben Sie folgende Optionen zur Auswahl:
Option: Mit dieser Option werden die zuletzt durchgeführten Änderungen des Datensatzes abgespeichert.
Option: Mit dieser Option werden die zuletzt durchgeführten Änderungen des Datensatzes verworfen bzw. wieder rückgängig gemacht.
Option: Mit dieser Option können Sie die geänderten Beleginformationen als neuen Datensatz in der Datenbank anlegen und speichern.
Option: Durch Anklicken des Buttons <ABBRECHEN> gelangen Sie erneut in die MFDWin-Erfassungsmaske des zuletzt geänderten Beleges.
Suche eines erfaßten Beleges in der Datenbank mit Hilfe der Erfassungsmaske
Die Suche in numerischen und alphanumerischen Datenfeldern kann in verschiedenen Varianten durchgeführt werden, die nachfolgende anhand von Beispielen näher erläutert werden:
exakte Suche:
Sie geben den Suchbegriff möglichst korrekt in das erste Datenfeld ein.
Beispiel:
Sie suchen nach Datenbankeinträgen mit dem Nachnamen Meier.
Eingabe in das erste Datenfeld: Meier
Anschließend klicken Sie mit der Maus auf den Button SUCHEN um die Suchfunktion zu aktivieren.
Suchergebnis: Es werden alle Einträge gefunden die im ersten Datenfeld den Begriff Meier beinhalten. Weiterhin werden alle Einträge gefunden, die voran mit dem Begriff 'Meier' beginnen (z.B. Meierhöfer).
Suche mit Hilfe von Ersetzungen (Wildcards):
Sie können diese Ersetzungszeichen am Anfang sowie innerhalb des Suchbegriffes im ersten Datenfeldes verwenden. Das Ersetzungszeichen z.B. der Stern (*), ersetzt eine Zeichenfolge (bspw. den ganzen Suchbegriff).
Durch die Eingabe (*) ohne weitere Einschränkung des Suchbegriffes in dem ersten Datenfeld, wird im Suchergebnis der erste Datensatz der Datenbank angezeigt, der in dem ersten Datenfeld einen Eintrag beinhaltet.
Sie suchen nach Datenbankeinträgen mit den Nachnamen Meier und Mühlheimer.
Eingabe in das erste Datenfeld: M*er
Anschließend klicken Sie mit der Maus auf den Button SUCHEN um die Suchfunktion zu aktivieren.
Suchergebnis: Es werden alle Einträge gefunden die im Feld Nachnamen mit 'M' beginnen, danach eine beliebige Zeichenfolge enthalten und mit 'er' enden (z.B. Meier, Mühlheimer aber auch Maier, Müller oder Mittendorfer).
