OnlineHilfeFunktion
Zur Administration der SQL-Server-Datenbank steht dem Systembetreuer das Modul "AdminClient" zur Verfügung, mit dessen Hilfe der vorgegebene reserviert Speicherplatz der Datenbank verwaltet wird. Hier werden ebenfalls die Bildnummernkreise für gescannte Belege sowie für COLD-Belege bei Massendatenhaltung (z.B. Jukeboxen) definiert.
Bedienung
Klicken Sie mit der linken Maustaste doppelt auf das Projektsymbol des zu bearbeitenden Projektes im Hauptmenü des AdminClients. Hierdurch gelangen Sie in ein Auswahlmenü mit den Untermenüs (Registerkarten) "Datenbank", "Volumemanager", "Ascii-Volumemanager"(optional) und "Datensynchronisierung".
Durch anklicken der entsprechenden Registerkarte wird das entsprechende Untermenü geöffnet:
Nach dem Aufrufen des Programmes wird die Zugriffsberechtigung auf das Modul AdminClient überprüft. Ist unter dem angegebenen Passwort keine Zugriffsberechtigung für den angegebenen Benutzer definiert, werden die verfügbaren Projekte zwar angezeigt, sind aber nicht zur Bearbeitung freigegeben.
Der Projektordner wird als nicht verfügbar angezeigt, wenn keine Zugriffsberechtigung für diese Projekt in der Benutzerverwaltung definiert wurde.
Prinzipiell sollte nur für die Benutzergruppe "Admin" die Zugriffsberechtigung auf den AdminClient definiert werden.
Nach der Eingabe des korrekten Passwortes werden die Projekte, für die der angegebene Benutzer die Zugriffsberechtigung besitzt, als verfügbar angezeigt.
Untermenü Volumemanager
Der Volumemanager hat eine wichtige Funktion für die Organisation Ihrer gescannten Datenbestände. Mit dem Volumemanager ist es möglich, die Dateien der gescannten Belege auf verschiedene Datenträger oder Teile davon zu verteilen (Volumes).
Grundsätzlich richtet sich die Organisation der Bilddateien (TIFF-Dateien) immer nach der lfd. Dateinummer. Die gescannten Belege erhalten fortlaufende Dateinummern von 00000000.<Ext> ... 99999999.<Ext>. <Ext> ist eine aus 3 ASCII-Zeichen bestehende Dateierweiterung (Extension), die im Konfigurationsmenü vorgegeben wird. Das MFDWin Programm ist somit in der Lage, insgesamt 100 Mio. Belege zu verwalten. Oftmals ist es allerdings unmöglich, alle Belege auf einen Datenträger zu organisieren. Deswegen wird der Datenbestand aufgeteilt. Standardmäßig sind immer alle Belege auf einem Volume. Sie können aber beliebig viele Volumes anlegen, auf denen Ihre Bilddateien abgelegt werden.
Beispiel:
Bildnummer 00000000 bis 00999999 auf F:\DAT
Bildnummer 01000000 bis 01999999 auf M:\DAT
Durch das Verteilen der Bilddaten können Sie die Performance des Systemes erhöhen, oder auch einfach verschiedene Speichermedien wählen. (z.B. F: ist die Serverfestplatte, M: ist die CD-ROM Jukebox).
Durch Anklicken des Untermenüs "Volumemanager" im Hauptmenü des AdminClients wird folgende Karte angezeigt:
Hier können Sie die Imagenummernkreise für gescannte Belege definieren. Zur Definition führen Sie folgende Arbeitsschritte durch:
Betätigen Sie den Button "Hinzufügen". Der Cursor blinkt jetzt im ersten Eingabefeld "Von Imagenummer"
Geben Sie hier die erste Bildnummer des Imagenummernkreises ein.
Bewegen Sie den Cursor anschließend in das Eingabefeld "Bis Imagenummer" und geben Sie die letzte Bildnummer des Imagenummernkreises ein.
Bewegen Sie den Cursor in das
Eingabefeld "Volumename" und geben Sie hier die
Volumebezeichnung ein.
Im Eingabefeld "Volumename" kann auch eine konkrete
Pfadangabe oder ein Eintrag in UNC-Notation erfolgen.
Dannach betätigen Sie den Button "Speichern".
Volumeeintrag löschen
Zum Löschen eines definierten Volumeeintrages führen Sie folgende Arbeitsschritte durch:
Untermenü Ascii-Volumemanager
Der Ascii-Volumemanager ist ausschließlich Bestandteil des AdminClient, wenn zu archivierende Daten im COLD-Verfahren übernommen werden. Wird MFDWin ohne COLD-Modul eingesetzt, ist diese Registerkarte nicht vorhanden.
Die mit Hilfe des COLD-Verfahrens übernommene Belegdaten werden in einem feststehenden Formular eingeblendet. Dieses Formular wird als Blanko-Beleg gespeichert (TIFF-Datei). Die Datensätze werden dann als ".REC-Datei" gespeichert. Die übernommenen Dateien erhalten fortlaufende Dateinummern von 00000000.REC bis 99999999.REC. Im Ascii-Volumemanager werden die Bildnummernkreise für die Ascii-Dateien definiert.
Beispiel:
Ascii-Datei 10000000 bis 19999999 auf Ascii (Volume)
Durch Anklicken der Registerkarte "Ascii-Volumemanager" im Hauptmenü des AdminClients wird folgende Maske angezeigt:
Hier können Sie die Nummernkreise für COLD-Belege definieren. Zur Definition führen Sie folgende Arbeitsschritte durch:
Ascii-Volumeeintrag löschen
Zum Löschen eines definierten Ascii-Volumes führen Sie folgende Arbeitsschritte durch:
Untermenü Datensynchronisierung
Durch Anklicken der Registerkarte "Datensynchronisierung" im Hauptmenü des AdminClients wird folgende Maske angezeigt:
Mit Hilfe dieses Tools können die Indexdaten von zwei oder mehreren Datensätzen mit gleichem Inhalt in Feld_1 der Datenbank synchronisiert werden. Bild-, Film- oder Ascii-Daten werden hierbei nicht berücksichtigt (Feld_10 bis Feld_12 in der Datenbank).
Durch Betätigung des Buttons "Sync. starten" wird die Datensynchronisierung gestartet. Dieser Vorgang besteht aus folgenden Schritten:
Schritt 1: Die Software ermittelt Datensätze mit gleichem Inhalt in Feld_1
Schritt 2: Die Software vergleicht die Datensätze mit gleichem Inhalt in Feld_1
Hierbei können folgende Ergebnisse auftreten:
Beispiel:
Nr Feld_1 Feld_2 Feld_3 Feld_4 Feld_10 Feld_11 Feld_12 Folgebelege 1 10000000 Müller Manfred 03.02.1974 05.01.2000 10000001 0 ... 7 10000000 Müller Manfred 03.02.1974 20.01.2000 10000465 0 Weitere Vorgehensweise der Software: Keine Bearbeitung.
Beispiel:
Nr Feld_1 Feld_2 Feld_3 Feld_4 Feld_10 Feld_11 Feld_12 Folgebelege 1 10000000 Müller 03.02.1974 05.01.2000 10000001 0 ... 7 10000000 Zimmer Joachim 20.01.2000 10000465 0 Weitere Vorgehensweise der Software: Keine Bearbeitung. Die Datensätze bleiben unverändert in der Datenbank stehen, da inhaltliche Unterschiede innerhalb der Datenbankfelder existieren.
Beispiel:
Nr
Feld_1
Feld_2
Feld_3
Feld_4
Feld_10
Feld_11
Feld_12
Folgebelege
1
10000000
Müller
03.02.1974
05.01.2000
10000001
0
...
7
10000000
Müller
Manfred
20.01.2000
10000637
0 Weitere Vorgehensweise der Software: Die leeren Datenbankfelder des einen Datensatzes werden mit den entsprechenden Inhalten des anderen Datensatzes gefüllt:
Beispiel:
Nr Feld_1 Feld_2 Feld_3 Feld_4 Feld_10 Feld_11 Feld_12 Folgebelege 1 10000000 Müller Manfred 03.02.1974 05.01.2000 10000001 0 ... 7 10000000 Müller Manfred 03.02.1974 20.01.2000 10000637 0
Untermenü Datenbank exportieren
Durch Anklicken der Registerkarte 'Datenbank exportieren' werden, die Belegdaten, die Volumeeinträge oder die Benutzerdaten der Datenbank in ein definiertes Export-Verzeichnis exportiert:
Belegdaten
exportieren
Exportiert wird der komplette Bestand der Indexdaten. Alle Inhalte
werden in einer ASCII-Datei mit der Bezeichnung "IMAGES.DAT" im
MFDWin-Format abgelegt.
Volumeeinträge
exportieren
Exportiert werden die Einträge, die im Volume- und im ASCII-Volumemanager
gespeichert werden. Die Daten des Volumemanagers werden in einer
ASCII-Datei mit der Bezeichnung "VOLUMES.DAT" abgelegt.
Die Einträge des ASCII-Volumemanagers werden in der
Datei "ASCIIVOLUMES.DAT" gespeichert.
Benutzerdaten
exportieren
Exportiert werden alle Einträge der
Benutzerverwaltung. Diese Daten werden in einer ASCII-Datei mit der
Bezeichnung "USER.DAT" abgelegt.
Das Zielverzeichnis für
den Export der Daten kann in dem Eingabefeld Export-Verzeichnis
festgelegt werden.
Durch Anklicken des Buttons 'Export starten'
erfolgt der Export der ausgewählten Daten bzw. Volumeeinträge.
Belegdaten exportieren
Volumeeinträge exportieren
Benutzerdaten exportieren
